Wer kennt das nicht? Du startest hoch motiviert in den Arbeitstag, voller Tatendrang. Aber die Konzentration lässt mal wieder zu wünschen übrig. Dabei arbeitest du heute sogar extra länger als üblich. Aber, nur weil wir länger arbeiten, heißt das nicht gleich, dass wir auch produktiver sind. Hast du dich nach einem langen Arbeitstag schon mal gefragt, wie viele Stunden du davon tatsächlich produktiv gearbeitet hast? Meist sind wir von durchschnittlich acht Arbeitsstunden nur vier bis fünf Stunden 100% konzentriert. Dabei erfreut es doch nicht nur Arbeitgeber*innen, wenn Aufgaben produktiv erledigt werden, auch bei Arbeitnehmer*innen steigt die Laune, wenn sie pünktlich nach Hause gehen können , mit dem Wissen, das gesamte Aufgabenpensum erledigt zu haben. Aber wie lässt sich die Produktivität am Arbeitsplatz wirklich steigern? Wir haben es ausprobiert und unsere 3 Lieblings-Tricks für euch zusammengefasst.

1. Das Office Design

Die Einrichtung des Arbeitsplatzes, egal, ob Home Office, oder Büro, trägt erheblich zur Produktivität bei. Denn ein gut gestaltetes Büro kann die Konzentration um bis zu 20% steigern. Studien zufolge ist die physische Umgebung von Mitarbeiter*innen sogar der wichtigste Faktor für die Fähigkeit, sich zu konzentrieren. Dabei sind besonders die Beleuchtung und der Geräuschpegel wichtig. Schlechtes Licht kann zu Müdigkeit, Überanstrengung der Augen, Kopfschmerzen und allgemeiner Reizbarkeit führen. Am besten funktioniert das Tageslicht, weshalb es sich anbietet, den Schreibtisch am Fenster zu platzieren. Aber auch, wenn du gerne spät abends oder früh morgens arbeitest, oder dein Büro keine Fenster hat, kannst du deine Beleuchtung beeinflussen. Hierfür eignen sich zum Beispiel eine Tageslicht Lampe und helle, warme Wandfarben. Für besonders konzentrierte Arbeitsphasen sollte der Geräuschpegel im Arbeitsumfeld nicht zu stark variieren. Und um sich nicht ablenken zu lassen helfen “in ear” – Kopfhörer, welche ähnlich wie Ohrstöpsel funktionieren. Bist du eher der Typ, der mit gleichmäßigen Nebengeräuschen arbeitet, kannst du dir ganz entspannt bei deinem Musik Streaming Dienst Coffeehouse Sounds anhören. Brauchst du völlige Ruhe helfen konzentrationsfördernde Geräusche wie weißes Rauschen.

Ein weiterer Design Hack, welcher sich ganz einfach umsetzen lässt, sind Pflanzen in deinem Büro. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass sie die Luftqualität in Räumen verbessern und unsere Produktivität steigern. Außerdem fördern sie unsere Gesundheit und verhelfen zu einem positiveren Mindset. Also her mit den grünen Freunden. Wer keinen grünen Daumen hat kann es auch erstmal mit kleinen Fensterbank-Pflanzen versuchen und sich dann langsam an größere Pflanzen herantasten. Besonders pflegeleichte Pflanzen findet ihr hier.

2. Organisation

Dass die richtige Organisation am Arbeitsplatz zur Produktivität verhilft, ist schon längst kein Geheimnis mehr. Aber das ist leichter gesagt als getan, oder? Wer viele Ideen im Kopf hat sollte seine Gedanken zunächst auf einem Whiteboard sammeln. Das gibts fürs home Office oder kleine Büroräume natürlich auch online. Ist der Kopf einmal frei, lassen sich viel einfacher die altbekannten To-do Listen erstellen. Und ja, auch das ist keine Neuheit mehr. Aber Vorsicht, wir haben die Erfahrung gemacht, dass To-do Listen und die eigene Art, sie zu führen, immer wieder kritisch hinterfragt werden sollte. Denn oft genug neigen wir dazu, einfach alles aufzuschreiben und intuitiv als wichtig einzustufen. Hat es wirklich jede Aufgabe verdient auf deiner To-do Liste zu stehen, oder priorisiert zu werden? Gehe langfristige To-do-Listen regelmäßig kritisch durch und frage dich ehrlich, woran es liegt, dass eine Aufgabe seit Wochen nicht erledigt wurde? Ist sie einfach nur unangenehm und sollte endlich erledigt werden? Dann sollte sie auf der Liste einen höheren Stellenwert bekommen. Oder ist Sie dir einfach nur nicht wichtig genug und kann guten Gewissens gestrichen werden? Hilfreich sind außerdem klare Deadlines und das Einbauen von Zeit-Puffern. Dann kommt es gar nicht erst zum ewigen Verschieben von lästigen Aufgaben.

3. Nutze Produktivitäts-Methoden

Routinen und Gewohnheiten unterstützen und entlasten unsere Konzentration. Dabei helfen verschiedene Methoden, konzentriert zu bleiben und sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Um bei der Vielzahl der Methoden nicht den Überblick zu verlieren gibts hier unsere Top 2:

• Die Eisenhower-Methode – Hierbei geht es um die Kategorisierung von Aufgaben, um sie dann priorisieren und entsprechend abarbeiten zu können:
  – A-Aufgaben, die sehr wichtig und sehr dringend sind, sollten unverzüglich selbst erledigt werden.
  – Für B-Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind, solltest du einen Termin in naher Zukunft finden.
  – C-Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, kannst du an Mitarbeiter*innen delegieren. So werden sie zeitnah erledigt und du hast trotzdem noch Kapazitäten für A-Aufgaben.
  – D-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig und können deshalb schlicht und einfach ignoriert werden.

• Das Pareto-Prinzip (die „80/20“-Regel) – besagt in Bezug auf die eigene Produktivität, dass häufig 80 Prozent der Ergebnisse in nur 20 Prozent der investierten Zeit erzielt werden, während die restlichen 20 Prozent der Aufgaben 80 Prozent der Zeit beanspruchen.
  Lösung hierfür ist eine durchdachte Prioritätensetzung. Dabei sollen die 80Prozent der Aufgaben, die schnell erledigt werden können, identifiziert werden. Wichtig ist, sich nicht in Details zu verlieren, nur weil das Gefühl entsteht, sonst vermeintlich zu wenig Zeit in eine Aufgabe investiert haben zu können. Gleichzeitig solltest du dich fragen, welche 20 Prozent der Aufgaben einen so großen Anteil deiner Zeit beanspruchen, warum dies so ist, und ehrlich beantworten, ob das Ergebnis diesen Aufwand wert ist.

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